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FUNKTIONEN

Geräteverleiher benötigen ein Tool, das sie bei der täglichen Arbeit effektiv unterstützt.

DASHBOARD

Alle Ausleihvorgänge auf einen Blick

Dashboard zeigt Anfragen, bestätigte und aktive Reservierungen sowie anstehende und überfällige Rückläufer

Als Disponent benötigen Sie ein leistungsfähiges Cockpit, in dem alle Anfragen, geplanten und aktiven Ausleihen sowie anstehende und überfällige Rückläufer zusammenlaufen.

RESERVIERUNGSDETAILS

Alle Daten einer Reservierung,

greifbar und übersichtlich.

Detailansicht einer laufenden Reservierung

Bearbeiten Sie alle Daten einer Anfrage oder Reservierung. Geben Sie Artikel aus und buchen Sie sie wieder zurück, gern auch per Scan-App. Fügen Sie Artikel hinzu oder entfernen Sie sie. Tauschen Sie Subartikel gegen andere Seriennummern aus. Editieren Sie Buchungszeiträume, natürlich mit Echtzeit-Verfügbarkeitsprüfung. Erstellen Sie PDF Dokumente und versenden Sie Reservierungsbestätigungen per Email mit einem Klick. Beenden und anonymisieren Sie Ausleihvorgänge.

BUCHUNGSAUSWERTUNG

Wer hat wann

was ausgeliehen?

Auswertung wann welcher Nutzer welchen Artikel ausgeliehen hat

Mit der Buchungsauswertung erhalten Sie einen effektiven Blick darauf, wer wann welche Artikel ausgeliehen hat. Sie können nach Ausleihernamen suchen, um eine komplette Verleihhistorie zu einem Nutzer zu erhalten. Alternativ können Sie nach einer Artikelnummer suchen, um für einen bestimmten Artikel alle geplanten, laufenden und vergangenen Buchungen anzuzeigen. Außerdem können Sie Namen und Artikelnummern kombinieren, um präzise Abfragen zu erstellen.

MAHNUNGEN

Rückläufer überwachen,

Erinnerungen automatisieren.

Einstellung automatischer Erinnerungen und Mahnungen.
Anstehende und überfällige Verleihvorgänge
Hinterlegter Text der in der Erinnerungsemail einer anstehenden Ausleihe angezeigt wird

Über das Dashboard behalten Sie alle anstehenden und überfälligen Rückläufer stets im Blick. Richten Sie automatische Rückgabeerinnerungen vor Ende des Buchungszeitraums ein. Der Nutzer wird dann vom System per Email darüber informiert, dass seine Ausleihe demnächst endet. Bei Überziehungen können sie mehrstufige Mahnungsemails versenden lassen. Auf Wunsch können Sie Mahngebühren hinterlegen.

ARTIKEL SCANNEN

Artikel scannen, Verwechslungen vermeiden.

Mobile Scanapp zum Erfassung von ausgehenden und rückkehrenden Mietobjekten

Mit der Quickverleih Scanning App können Sie Artikel zur Ausgabe und Rücknahme scannen. Das spart nicht nur Zeit, sondern verhindert auch das versehentliche Herausgeben einer falschen Seriennummer eines Gerätes. 

AUSLASTUNGSKALENDER

Den Lagerbestand im Blick behalten, mit dem Auslastungskalender.

Kalenderansicht zum aktuellen Lagerbestand

Sie benötigen einen schnellen Überblick über die aktuellen Bestände? Nutzen Sie dafür den Auslastungskalender im Dashboard. Filtern Sie nach Artikelkategorien oder suchen Sie nach einzelnen Artikeln. 

RESPONSIVENESS

Performanter Webshop,

für alle Screengrößen.

Der Webshop zum Buchen von Ausleihartikeln

Ihre Ausleihenden sind es gewohnt, Onlineangebote per Smartphone, Tablet und Laptop/Desktop abzurufen. Bieten auch Sie als Bildungseinrichtung Ihren Nutzerinnen und Nutzern den gewohnten Komfort und setzen Sie beim Verleih mit Quickverleih auf eine moderne Oberfläche. Egal welches Gerät Ihre Ausleihenden verwenden, Ihre Artikel werden stets benutzerfreundlich präsentiert und sind über die integrierte Verfügbarkeitsprüfung unkompliziert buchbar.

RÜCKGABESCHLÜSSEL

Servicezeiten mit Rückgabeschlüssel erweitern.

Reservierung von Rückgabeschlüsseln über den Verleihshop

Sie können Rückgabeschlüssel als Artikel anlegen und erweiterte Rückgabezeiten definieren. Das System prüft dann automatisch, ob der vom Ausleiher gewünschte Rückgabezeitpunkt außerhalb der regulären Öffnungzeiten aber innerhalb der erweiterten Öffnungszeiten liegt. Wenn ein Rückgabeschlüssel verfügbar ist, wird er automatisch mit in den Warenkorb gelegt.

FILTER

Nach Eigenschaften filtern,

Artikel schnell finden.

Filterung von Mietartikeln mit bestimmten Eigenschaften im Webshop

Sie können zu jedem Artikel frei definierbare Eigenschaften anlegen. Anschließend können Ausleiher im Webshop und Disponenten im Backend Artikel schneller passend für den jeweiligen Bedarf finden und zu einer Reservierung hinzufügen.

ÖFFNUNGSZEITEN

Hinterlegung von Öffnungszeiten.

Hinterlegung von Öffnungszeiten im Ausleihshop

Legen Sie Ihre Öffnungszeiten für jeden Wochentag während der Vorlesungszeit sowie der vorlesungsfreien Zeit fest. Falls Sie mit Rückgabeschlüsseln arbeiten, können Sie erweiterte Rückgabezeiten einstellen.

ARTIKELVARIANTEN

Ausleiher entscheiden sich für Artikelvarianten.

Verfügbare Varianten von Mietobjekten

Falls Sie einen Artikel in verschiedenen Konfigurationen anbieten, z.B. ein Kameramodell in verschiedenen Auflösungen, stellt Quickverleih diesen Artikel übersichtlich mit allen verfügbaren Varianten im Shop dar.

SCHNELLVORSCHAU IM SHOP

Mehr Durchblick im Shop dank Quick View.

Kachel zeigt Zusammenfassung aller wichtigen Merkmale eines Verleihartikels

Steigern Sie die Nutzerzufriedenheit mit den Schnellvorschauboxen im Webshop. So können Ihre Ausleiher schnell erfassen, welche Artikel für sie relevant sind.

SERIENNUMMERN

Volle Flexibilität mit strukturierten Seriennummern.

Anlage von Unterartikelnummern und Seriennummern für einen Verleihartikel

Legen Sie für Unterartikel Seriennummern mit individuell definierbarem Präfix und Suffix an. Strukturieren Sie so Ihren Artikelnummernkreis und behalten Sie den Überblick.

LAGERVERWALTUNG

Legen Sie mehrere Lagerstandorte an.

Anlage von Lagerstandorten im Backend
Auswahl der Lager im Verleihshop
Anzeige der Lagerstandorte in der Reservierungsdetailansicht eines Verleihvorgangs.

Sie können beliebig viele Lagerstandorte anlegen und dem Nutzer im Webshop zur Auswahl anbieten. Die Lagerzugehörigkeit eines Artikels wird in den Reservierungsdetails sowie auf der PDF Ausleihbestätigung angezeigt.

Zusätzlich zur Lagerzugehörigkeit, können Sie für Artikel und Subartikel auch einen Lagerplatz sowie ein Lagerfach eingeben. Diese Informationen werden in den PDF Dateien ausgegeben.

ANPASSBARER BESTELLPROZESS

An Ihren Workflow angepasster Bestellvorgang.

Bestellprozess zur Anlage einer Ausleihe im Webshop.

Der Bestellabschluss im Shop kann von uns an Ihren individuellen Prozess angepasst werden. Von der Abfrage nach freigebenden Personen über die Auswahl von Kostenstellennummern, die Eingabe von Projektbezeichnungen etc. ist alles möglich.

ZUGRIFFSBESCHRÄNKUNG

Volle Kontrolle dank Zugriffsbeschränkungen.

Weitere Einstellungen zur Beschränkung des Zugriffs auf ein Mietobjekt

Sie bestimmen, ob ein Artikel über den Webshop gebucht werden darf oder nur über das Verleihbüro vergeben wird. Sie legen fest, ob im Falle einer Buchung über den Shop eine Freigabe nötig ist. Sie beschränken den Zugriff bei Bedarf auf bestimmte Nutzergruppen.

WIEDERKEHRENDE BUCHUNG

Artikel in wiederkehrenden Zyklen buchen

Wiederkehrende Ausleihe im Webshop anfragen

Optional können Sie Ausleihern die Möglichkeit einrichten, Buchungen wiederkehrend vorzunehmen. Der Nutzer kann dazu auf hinterlegte Semesterzeiten sowie vorlesungsfreie Zeiten zugreifen oder einen ganz eigenen Zeitraum festlegen, innerhalb dessen die wiederkehrende Buchung stattfinden soll.

Natürlich sind auch hier alle auswählbaren Abhol- und Rückgabezeiten mit automatisch geprüften Artikelverfügbarkeiten sowie Ihren Öffnungszeiten hinterlegt.

VERFÜGBARKEIT IM SHOP

Verfügbarkeiten im Shop überblicken

Übersicht über die Verfügbarkeit von Verleihartikeln im Shop

Zeigen Sie Ihren Kunden die Verfügbarkeit eines gewählten Artikels im Shop. So kann der Nutzer schnell erkennen, wann ein Gegenstand buchbar ist. Lästiges Ausprobieren verschiedener Daten gehört so der Vergangenheit an. Und Anrufe im Servicebüro sowieso.

ROLLENVERWALTUNG

Sie legen fest, 

wer was darf.

Anlage von Rollen und Rechten der Mitarbeiter der Verleihstelle.

Legen Sie Mitarbeiterrollen an und vergeben Sie diese bei der Erstellung neuer Verleihmitarbeiter. So behalten Sie die Kontrolle darüber, wer auf sensible Bereiche (z.B. Einstellungen) und Funktionen Zugriff hat.

NOTIZEN

Notizen zu Ausleihern anlegen.

Anlage von Notizen zu Ausleihkunden.

Verfassen Sie Notizen zu Ausleihern. Notizen werden mit Datum, Kürzel des Erstellers sowie einem Vermerk zur Art der Notiz abgespeichert.

SUBARTIKEL TAUSCHEN

Unterartikel durch Alternative ersetzen.

Austausch eines Unterartikels gegen einen anderen inklusive Verfügbarkeitsprüfung.

In einer Reservierung können Sie zu einem bereits hinzugefügten Unterartikel eine Liste alternativer Seriennummern anzeigen lassen, die im gleichen Zeitraum verfügbar sind. So können Sie bei Bedarf ohne lästiges Suchen eine Seriennummer austauschen und Ihren Arbeitsablauf beschleunigen.

ALLE ARTIKEL 

Alle Artikel ausgeben oder zurückbuchen.

Button "Alle ausgeben" und "Alle zurück buchen"

Wenn Sie alle Artikel einer Reservierung gleichzeitig ausgeben oder zurückbuchen möchten, steht Ihnen dazu die zwei Buttons „Alle ausgeben“ und „Alle zurück“ zur Verfügung.

ANLEITUNGEN & LINKS

Verlinkungen und Bedienungsanleitungen

Hinterlegung von Bedienungsanleitungen und Verlinkungen in der Beschreibung eines Verleihartikels.

In den Artikelstammdaten können Links zu Websites, Videos und Dokumenten eingefügt werden. Außerdem ist es möglich, eine Anleitung hochzuladen, die im Shop angezeigt wird.

FREIGABEPROZESS

Ausleihanfragen freigeben,

automatisch oder manuell.

Email zur Freigabe einer Ausleihanfrage.
Verleihvorgänge können verschiedene Stati haben.

Wenn ein Artikel eine Freigabe benötigt, erzeugt der Webshop zunächst eine unverbindliche Anfrage und sendet an eine freigabeberechtigte Person eine Email. Das System kann so eingestellt werden, dass diese Person entweder fest definiert ist oder vom Ausleihenden im Shop ausgewählt wird. Nach erfolgter Freigabe wird die Anfrage in eine bestätigte Reservierung umgewandelt und der Ausleihende automatisch per Email informiert. Entscheidet sich die freigabeberechtigte Person die Anfrage abzulehnen, erhält der Ausleihende einen Negativbescheid ebenfalls automatisch per Email und die Anfrage wird gelöscht.

GRUPPENBESCHRÄNKUNG

Artikel für bestimmte Studiengänge beschränken.

Zuweisung eines Studiengangs zu einem Ausleiher
Beschränkung der Sichtbarkeit eines Ausleihartikels auf bestimmte Studiengänge

Wenn Ausleihende im Active Directory einem Studiengang oder einem anderen Organisationsmerkmal zugeordnet sind, können Sie den Zugriff auf Ausleihartikel entsprechend einschränken.

Im Shop werden dann nur die Artikel den Ausleihenden angezeigt, die für ihren Studiengang freigegeben sind.

EAN CODES

Artikel mit EAN Codes markieren. 

Erzeugung von EAN Codes für Verleihobjekte
Mobile Scan App zur Erfassung von Mietgegenständen

Um Artikel eindeutig zu identifizieren, erstellt das Verleihsystem automatisch einen EAN Code zu jeder angelegten Artikelnummer. Diese Codes können Sie als PDF-Datei herunterladen und auf den Artikeln anbringen. So lassen sich die Artikel später bei der Ausgabe und Rücknahme per Scan-App erfassen.

NUTZERANSPRACHE

Wie sprechen Sie Ihre Nutzer an?

Festlegung einer individuellen Nutzeransprache

Unter EINSTELLUNGEN > Allgemein > Ansprache Einstellungen können Sie eine individuelle Ansprache festlegen:

 

- Neutral

- Geschlecht „Frau“

- Geschlecht „Herr“

- Geschlecht „Divers“

 

Die Ansprache wird in den PDF Dateien und Emails verwendet.

KRITISCHER LAGERBESTAND

Behalten Sie Ihre Bestände im Auge.

Kritische Lagerbestand von Mietartikeln werden in einer Tabelle angezeigt.

Für jeden Artikel können Sie eine individuelle Bestandswarngrenze einstellen. Wird diese Untergrenze erreicht, erscheint der Artikel im Dashboard in der Tabelle "Kritischer Lagerbestand". 

OPTIONALES ZUBEHÖR

Passendes Zubehör leicht finden.

Darstellung von optionalem Zubehör im Webshop

Legen Sie zu einem Artikel passendes optionales Zubehör fest. Ihre Ausleihkunden erhalten so im Webshop eine praktische Übersicht zu passenden Ergänzungsartikeln.

SHOPKATEGORIEN

Legen Sie Kategorien an, beliebig viele.

Anzeige und Filterung der verfügbaren Kategorien von Mietartikeln

Um Ihren Verleihbestand sinnvoll und nutzerfreundlich zu strukturieren, können Sie beliebig viele Kategorien und Unterkategorien anlegen. 

AUSWEIS AUFNEHMEN

Empfangsquittierung bei Ausgabe der Artikel.

Erfassung des Studierendenausweis bei der Ausgabe eines Verleihgegenstandes

Das System kann so konfiguriert werden, dass in der Scan-App nach der Ausgabe aller Artikel einer Reservierung der Disponent aufgefordert wird, ein Foto des Ausweises des Ausleihers aufzunehmen. Dieses Foto wird automatisch in der Reservierung gespeichert. 

SPERRFRISTEN & LIMITIERUNG

Legen Sie Sperrfristen und Begrenzungen an.

Anlage von Sperrfristen und Zeitbegrenzungen für ein Mietobjekt

Um einen Artikel für die nächste Ausleihe vorzubereiten, können Sie gerätespezifisch Sperrfristen vor und nach einer Ausleihe festlegen. Außerdem können Sie die Gesamtdauer einer Ausleihe limitieren.

ÄHNLICHE ARTIKEL

Nutzerfreundlichkeit mit Alternativartikeln steigern.

Anzeige von änlichen Artikeln im Verleihshop

Ein Ausleihender möchte einen Artikel reservieren, der bereits ausgebucht ist? Kein Problem, zeigen Sie ihm im Shop ähnliche Artikel an, die für sein Projekt auch geeignet sein könnten.

WILLKOMMENSTEXTE

Begrüßen Sie neue Ausleihende im Webshop.

Eingabe einer Willkommensnachricht für neue Besucher des Ausleihshops.
Anzeige der Willkommensnachricht für neu registrierte Ausleiher im Webshop der Hochschule

Um neuen Ausleihenden den Prozess der Ausleihe zu erklären und sie im Shop willkommen zu heißen, können Sie einen Text hinterlegen, der beim erstmaligen Betreten des Shops angezeigt wird. 

MANDANTENFÄHIGKEIT

Verbundene Organisationen mittels Mandantenfunktion.

Anlage von mehreren Mandanten des Verleihbetriebs der Bildungseinrichtung
Zuweisung eines Mandanten zu einem Ausleihkunden
Zuweisung eines Mandanten zu einem Ausleihartikel
Zuweisung eines Mandanten zu einem Mitarbeiter der Hochschuleg

An Ihrer Einrichtung gibt es mehrere verbundene Organisationseinheiten, wie z.B. verschiedene spezialisierte Verleihstellen? Kein Problem, mit Quickverleih können Sie mehrere Mandanten anlegen. Dadurch werden Ausleihende, Mitarbeitende und Artikel jeweils einem oder mehreren Mandanten zugewiesen. Auch der Freigabeprozess kann über mandantenspezifische Emailadressen abgewickelt werden. Sprechen Sie uns an, wir beraten Sie gern bei der Planung und Einrichtung.

RECHTSTEXTE

AGB, Datenschutz, Impressum, Support.

Hinterlegung von Links zu Aausleihbedingungen, Datenschutzerklärung, Impressum, Kontakt und Hilfeseiten der Hochschule

Hinterlegen Sie Links zu Ihren Ausleihbedingungen, Datenschutzbestimmungen, Impressum und Supportseiten. Diese werden im Webshop angezeigt.

PDF TEXTE

Individuelle Texte in allen PDF Dateien.

Eingabe von Textblöcken, die in den PDF Dateien zu einer Ausleihe angezeigt werden sollen

Hinterlegen Sie individuelle Kundenansprachen und Texte für folgenden PDF Dateien:

  • Anfragen

  • Reservierungen

  • Lieferscheine

  • Mahnungen

AUSSCHEIDENDE AUSLEIHER

Ausscheidende Ausleiher prüfen.

Quickverleih sendet Ihnen eine Email mit Link zum Ausleihvorgang, falls zu einem Ausleiher über das Active Directory ein Ablaufdatum in X Wochen bekannt ist oder eine Accountdeaktivierung stattgefunden hat und für diese Person noch offene Verleihvorgänge existieren.

AUSLEIHENDE LÖSCHEN

Ausleihende automatisch löschen.

Ausleihende werden aus Datenschutzgründen nach 1 Jahr gelöscht, WENN alle Reservierungen des Ausleihenden anonymisiert sind UND er/sie sich nicht innerhalb der letzten 6 Monate im Shop eingeloggt hat.

Verleih von Material wie Kameras, Schnitttechnik, Geräten für Unterricht und Vorlesung in Bildungseinrichtungen smart managen
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