DASHBOARD
Alle Ausleihvorgänge auf einen Blick
Als Disponent benötigen Sie ein leistungsfähiges Cockpit, in dem alle Anfragen, geplanten und aktiven Ausleihen sowie anstehende und überfällige Rückläufer zusammenlaufen.
RESERVIERUNGSDETAILS
Alle Daten einer Reservierung,
greifbar und übersichtlich.
Bearbeiten Sie alle Daten einer Anfrage oder Reservierung. Geben Sie Artikel aus und buchen Sie sie wieder zurück, gern auch per Scan-App. Fügen Sie Artikel hinzu oder entfernen Sie sie. Tauschen Sie Subartikel gegen andere Seriennummern aus. Editieren Sie Buchungszeiträume, natürlich mit Echtzeit-Verfügbarkeitsprüfung. Erstellen Sie PDF Dokumente und versenden Sie Reservierungsbestätigungen per Email mit einem Klick. Beenden und anonymisieren Sie Ausleihvorgänge.
BUCHUNGSAUSWERTUNG
Wer hat wann
was ausgeliehen?
Mit der Buchungsauswertung erhalten Sie einen effektiven Blick darauf, wer wann welche Artikel ausgeliehen hat. Sie können nach Ausleihernamen suchen, um eine komplette Verleihhistorie zu einem Nutzer zu erhalten. Alternativ können Sie nach einer Artikelnummer suchen, um für einen bestimmten Artikel alle geplanten, laufenden und vergangenen Buchungen anzuzeigen. Außerdem können Sie Namen und Artikelnummern kombinieren, um präzise Abfragen zu erstellen.
MAHNUNGEN
Rückläufer überwachen,
Erinnerungen automatisieren.
Über das Dashboard behalten Sie alle anstehenden und überfälligen Rückläufer stets im Blick. Richten Sie automatische Rückgabeerinnerungen vor Ende des Buchungszeitraums ein. Der Nutzer wird dann vom System per Email darüber informiert, dass seine Ausleihe demnächst endet. Bei Überziehungen können sie mehrstufige Mahnungsemails versenden lassen. Auf Wunsch können Sie Mahngebühren hinterlegen.
ARTIKEL SCANNEN
Artikel scannen, Verwechslungen vermeiden.
Mit der Quickverleih Scanning App können Sie Artikel zur Ausgabe und Rücknahme scannen. Das spart nicht nur Zeit, sondern verhindert auch das versehentliche Herausgeben einer falschen Seriennummer eines Gerätes.
AUSLASTUNGSKALENDER
Den Lagerbestand im Blick behalten, mit dem Auslastungskalender.
Sie benötigen einen schnellen Überblick über die aktuellen Bestände? Nutzen Sie dafür den Auslastungskalender im Dashboard. Filtern Sie nach Artikelkategorien oder suchen Sie nach einzelnen Artikeln.
RESPONSIVENESS
Performanter Webshop,
für alle Screengrößen.
Ihre Ausleihenden sind es gewohnt, Onlineangebote per Smartphone, Tablet und Laptop/Desktop abzurufen. Bieten auch Sie als Bildungseinrichtung Ihren Nutzerinnen und Nutzern den gewohnten Komfort und setzen Sie beim Verleih mit Quickverleih auf eine moderne Oberfläche. Egal welches Gerät Ihre Ausleihenden verwenden, Ihre Artikel werden stets benutzerfreundlich präsentiert und sind über die integrierte Verfügbarkeitsprüfung unkompliziert buchbar.
RÜCKGABESCHLÜSSEL
Servicezeiten mit Rückgabeschlüssel erweitern.
Sie können Rückgabeschlüssel als Artikel anlegen und erweiterte Rückgabezeiten definieren. Das System prüft dann automatisch, ob der vom Ausleiher gewünschte Rückgabezeitpunkt außerhalb der regulären Öffnungzeiten aber innerhalb der erweiterten Öffnungszeiten liegt. Wenn ein Rückgabeschlüssel verfügbar ist, wird er automatisch mit in den Warenkorb gelegt.
FILTER
Nach Eigenschaften filtern,
Artikel schnell finden.
Sie können zu jedem Artikel frei definierbare Eigenschaften anlegen. Anschließend können Ausleiher im Webshop und Disponenten im Backend Artikel schneller passend für den jeweiligen Bedarf finden und zu einer Reservierung hinzufügen.
ÖFFNUNGSZEITEN
Hinterlegung von Öffnungszeiten.
Legen Sie Ihre Öffnungszeiten für jeden Wochentag während der Vorlesungszeit sowie der vorlesungsfreien Zeit fest. Falls Sie mit Rückgabeschlüsseln arbeiten, können Sie erweiterte Rückgabezeiten einstellen.
ARTIKELVARIANTEN
Ausleiher entscheiden sich für Artikelvarianten.
Falls Sie einen Artikel in verschiedenen Konfigurationen anbieten, z.B. ein Kameramodell in verschiedenen Auflösungen, stellt Quickverleih diesen Artikel übersichtlich mit allen verfügbaren Varianten im Shop dar.
SCHNELLVORSCHAU IM SHOP
Mehr Durchblick im Shop dank Quick View.
Steigern Sie die Nutzerzufriedenheit mit den Schnellvorschauboxen im Webshop. So können Ihre Ausleiher schnell erfassen, welche Artikel für sie relevant sind.
SERIENNUMMERN
Volle Flexibilität mit strukturierten Seriennummern.
Legen Sie für Unterartikel Seriennummern mit individuell definierbarem Präfix und Suffix an. Strukturieren Sie so Ihren Artikelnummernkreis und behalten Sie den Überblick.
LAGERVERWALTUNG
Legen Sie mehrere Lagerstandorte an.
Sie können beliebig viele Lagerstandorte anlegen und dem Nutzer im Webshop zur Auswahl anbieten. Die Lagerzugehörigkeit eines Artikels wird in den Reservierungsdetails sowie auf der PDF Ausleihbestätigung angezeigt.
Zusätzlich zur Lagerzugehörigkeit, können Sie für Artikel und Subartikel auch einen Lagerplatz sowie ein Lagerfach eingeben. Diese Informationen werden in den PDF Dateien ausgegeben.
ANPASSBARER BESTELLPROZESS
An Ihren Workflow angepasster Bestellvorgang.
Der Bestellabschluss im Shop kann von uns an Ihren individuellen Prozess angepasst werden. Von der Abfrage nach freigebenden Personen über die Auswahl von Kostenstellennummern, die Eingabe von Projektbezeichnungen etc. ist alles möglich.
ZUGRIFFSBESCHRÄNKUNG
Volle Kontrolle dank Zugriffsbeschränkungen.
Sie bestimmen, ob ein Artikel über den Webshop gebucht werden darf oder nur über das Verleihbüro vergeben wird. Sie legen fest, ob im Falle einer Buchung über den Shop eine Freigabe nötig ist. Sie beschränken den Zugriff bei Bedarf auf bestimmte Nutzergruppen.
WIEDERKEHRENDE BUCHUNG
Artikel in wiederkehrenden Zyklen buchen
Optional können Sie Ausleihern die Möglichkeit einrichten, Buchungen wiederkehrend vorzunehmen. Der Nutzer kann dazu auf hinterlegte Semesterzeiten sowie vorlesungsfreie Zeiten zugreifen oder einen ganz eigenen Zeitraum festlegen, innerhalb dessen die wiederkehrende Buchung stattfinden soll.
Natürlich sind auch hier alle auswählbaren Abhol- und Rückgabezeiten mit automatisch geprüften Artikelverfügbarkeiten sowie Ihren Öffnungszeiten hinterlegt.
VERFÜGBARKEIT IM SHOP
Verfügbarkeiten im Shop überblicken
Zeigen Sie Ihren Kunden die Verfügbarkeit eines gewählten Artikels im Shop. So kann der Nutzer schnell erkennen, wann ein Gegenstand buchbar ist. Lästiges Ausprobieren verschiedener Daten gehört so der Vergangenheit an. Und Anrufe im Servicebüro sowieso.
ROLLENVERWALTUNG
Sie legen fest,
wer was darf.
Legen Sie Mitarbeiterrollen an und vergeben Sie diese bei der Erstellung neuer Verleihmitarbeiter. So behalten Sie die Kontrolle darüber, wer auf sensible Bereiche (z.B. Einstellungen) und Funktionen Zugriff hat.
NOTIZEN
Notizen zu Ausleihern anlegen.
Verfassen Sie Notizen zu Ausleihern. Notizen werden mit Datum, Kürzel des Erstellers sowie einem Vermerk zur Art der Notiz abgespeichert.
SUBARTIKEL TAUSCHEN
Unterartikel durch Alternative ersetzen.
In einer Reservierung können Sie zu einem bereits hinzugefügten Unterartikel eine Liste alternativer Seriennummern anzeigen lassen, die im gleichen Zeitraum verfügbar sind. So können Sie bei Bedarf ohne lästiges Suchen eine Seriennummer austauschen und Ihren Arbeitsablauf beschleunigen.
ALLE ARTIKEL
Alle Artikel ausgeben oder zurückbuchen.
Wenn Sie alle Artikel einer Reservierung gleichzeitig ausgeben oder zurückbuchen möchten, steht Ihnen dazu die zwei Buttons „Alle ausgeben“ und „Alle zurück“ zur Verfügung.
ANLEITUNGEN & LINKS
Verlinkungen und Bedienungsanleitungen
In den Artikelstammdaten können Links zu Websites, Videos und Dokumenten eingefügt werden. Außerdem ist es möglich, eine Anleitung hochzuladen, die im Shop angezeigt wird.
FREIGABEPROZESS
Ausleihanfragen freigeben,
automatisch oder manuell.
Wenn ein Artikel eine Freigabe benötigt, erzeugt der Webshop zunächst eine unverbindliche Anfrage und sendet an eine freigabeberechtigte Person eine Email. Das System kann so eingestellt werden, dass diese Person entweder fest definiert ist oder vom Ausleihenden im Shop ausgewählt wird. Nach erfolgter Freigabe wird die Anfrage in eine bestätigte Reservierung umgewandelt und der Ausleihende automatisch per Email informiert. Entscheidet sich die freigabeberechtigte Person die Anfrage abzulehnen, erhält der Ausleihende einen Negativbescheid ebenfalls automatisch per Email und die Anfrage wird gelöscht.
GRUPPENBESCHRÄNKUNG
Artikel für bestimmte Studiengänge beschränken.
Wenn Ausleihende im Active Directory einem Studiengang oder einem anderen Organisationsmerkmal zugeordnet sind, können Sie den Zugriff auf Ausleihartikel entsprechend einschränken.
Im Shop werden dann nur die Artikel den Ausleihenden angezeigt, die für ihren Studiengang freigegeben sind.
EAN CODES
Artikel mit EAN Codes markieren.
Um Artikel eindeutig zu identifizieren, erstellt das Verleihsystem automatisch einen EAN Code zu jeder angelegten Artikelnummer. Diese Codes können Sie als PDF-Datei herunterladen und auf den Artikeln anbringen. So lassen sich die Artikel später bei der Ausgabe und Rücknahme per Scan-App erfassen.
NUTZERANSPRACHE
Wie sprechen Sie Ihre Nutzer an?
Unter EINSTELLUNGEN > Allgemein > Ansprache Einstellungen können Sie eine individuelle Ansprache festlegen:
- Neutral
- Geschlecht „Frau“
- Geschlecht „Herr“
- Geschlecht „Divers“
Die Ansprache wird in den PDF Dateien und Emails verwendet.
KRITISCHER LAGERBESTAND
Behalten Sie Ihre Bestände im Auge.
Für jeden Artikel können Sie eine individuelle Bestandswarngrenze einstellen. Wird diese Untergrenze erreicht, erscheint der Artikel im Dashboard in der Tabelle "Kritischer Lagerbestand".
OPTIONALES ZUBEHÖR
Passendes Zubehör leicht finden.
Legen Sie zu einem Artikel passendes optionales Zubehör fest. Ihre Ausleihkunden erhalten so im Webshop eine praktische Übersicht zu passenden Ergänzungsartikeln.
SHOPKATEGORIEN
Legen Sie Kategorien an, beliebig viele.
Um Ihren Verleihbestand sinnvoll und nutzerfreundlich zu strukturieren, können Sie beliebig viele Kategorien und Unterkategorien anlegen.
AUSWEIS AUFNEHMEN
Empfangsquittierung bei Ausgabe der Artikel.
Das System kann so konfiguriert werden, dass in der Scan-App nach der Ausgabe aller Artikel einer Reservierung der Disponent aufgefordert wird, ein Foto des Ausweises des Ausleihers aufzunehmen. Dieses Foto wird automatisch in der Reservierung gespeichert.
SPERRFRISTEN & LIMITIERUNG
Legen Sie Sperrfristen und Begrenzungen an.
Um einen Artikel für die nächste Ausleihe vorzubereiten, können Sie gerätespezifisch Sperrfristen vor und nach einer Ausleihe festlegen. Außerdem können Sie die Gesamtdauer einer Ausleihe limitieren.
ÄHNLICHE ARTIKEL
Nutzerfreundlichkeit mit Alternativartikeln steigern.
Ein Ausleihender möchte einen Artikel reservieren, der bereits ausgebucht ist? Kein Problem, zeigen Sie ihm im Shop ähnliche Artikel an, die für sein Projekt auch geeignet sein könnten.
WILLKOMMENSTEXTE
Begrüßen Sie neue Ausleihende im Webshop.
Um neuen Ausleihenden den Prozess der Ausleihe zu erklären und sie im Shop willkommen zu heißen, können Sie einen Text hinterlegen, der beim erstmaligen Betreten des Shops angezeigt wird.
MANDANTENFÄHIGKEIT
Verbundene Organisationen mittels Mandantenfunktion.
An Ihrer Einrichtung gibt es mehrere verbundene Organisationseinheiten, wie z.B. verschiedene spezialisierte Verleihstellen? Kein Problem, mit Quickverleih können Sie mehrere Mandanten anlegen. Dadurch werden Ausleihende, Mitarbeitende und Artikel jeweils einem oder mehreren Mandanten zugewiesen. Auch der Freigabeprozess kann über mandantenspezifische Emailadressen abgewickelt werden. Sprechen Sie uns an, wir beraten Sie gern bei der Planung und Einrichtung.
RECHTSTEXTE
AGB, Datenschutz, Impressum, Support.
Hinterlegen Sie Links zu Ihren Ausleihbedingungen, Datenschutzbestimmungen, Impressum und Supportseiten. Diese werden im Webshop angezeigt.
PDF TEXTE
Individuelle Texte in allen PDF Dateien.
Hinterlegen Sie individuelle Kundenansprachen und Texte für folgenden PDF Dateien:
-
Anfragen
-
Reservierungen
-
Lieferscheine
-
Mahnungen
AUSSCHEIDENDE AUSLEIHER
Ausscheidende Ausleiher prüfen.
Quickverleih sendet Ihnen eine Email mit Link zum Ausleihvorgang, falls zu einem Ausleiher über das Active Directory ein Ablaufdatum in X Wochen bekannt ist oder eine Accountdeaktivierung stattgefunden hat und für diese Person noch offene Verleihvorgänge existieren.
AUSLEIHENDE LÖSCHEN
Ausleihende automatisch löschen.
Ausleihende werden aus Datenschutzgründen nach 1 Jahr gelöscht, WENN alle Reservierungen des Ausleihenden anonymisiert sind UND er/sie sich nicht innerhalb der letzten 6 Monate im Shop eingeloggt hat.
